Klachtenregeling

Laatst bijgewerkt: oktober 2025

Kyma Invest streeft naar een transparante en professionele samenwerking met alle investeerders en belangstellenden. Wij doen ons uiterste best om u van goede dienstverlening te voorzien. Toch kan het voorkomen dat u ontevreden bent over onze dienstverlening of dat er een misverstand is ontstaan.

Wij nemen uw klacht serieus en behandelen deze zorgvuldig en binnen redelijke termijnen.

Wanneer kunt u een klacht indienen?

U kunt een klacht indienen over alle aspecten van onze dienstverlening, zoals:

• De kwaliteit van communicatie of informatievoorziening
• Administratieve afhandeling van uw investering
• Vertraging in rentebetalingen of aflossingen
• Onverwachte kosten of onduidelijke voorwaarden
• Onjuiste of misleidende informatie
• Gedrag van medewerkers
• Privacy en gegevensbescherming

Stap 1: Informeel contact (aanbevolen)

Voordat u een formele klacht indient, raden wij u aan om eerst informeel contact met ons op te nemen. Veel misverstanden kunnen in een persoonlijk gesprek snel worden opgelost.

Stap 2: Formele klacht indienen

Als informeel contact niet tot een bevredigende oplossing leidt, kunt u een formele klacht indienen.

Hoe dient u een klacht in?

Stuur een e-mail naar info@kyma-invest.nl met in het onderwerp "Klacht" en vermeld de volgende informatie:

U kunt ook een klacht per post indienen:

Stap 3: Behandeling van uw klacht

Ontvangstbevestiging

Na ontvangst van uw klacht ontvangt u binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging per e-mail met:

• Een uniek klaachtnummer
• De naam van de behandelend medewerker
• Een indicatie van wanneer u een inhoudelijke reactie kunt verwachten

Onderzoek

Wij onderzoeken uw klacht grondig en objectief. Dit kan inhouden dat:

• Wij contact met u opnemen voor aanvullende informatie
• Wij interne documenten en communicatie beoordelen
• Wij betrokken medewerkers of partijen horen

Termijn voor afhandeling

Wij streven ernaar om uw klacht binnen 14 kalenderdagen inhoudelijk af te handelen. In complexe gevallen kan deze termijn worden verlengd tot maximaal 6 weken. U ontvangt hiervan tijdig bericht.

Inhoudelijke reactie

Na afronding van het onderzoek ontvangt u een schriftelijke reactie waarin wij:

• De klacht samenvatten
• Ons standpunt toelichten
• Eventuele fouten erkennen
• Passende oplossingen of compensatie voorstellen
• Uitleggen hoe wij herhaling voorkomen

Stap 4: Niet tevreden met de oplossing?

Indien u niet tevreden bent met onze reactie of de voorgestelde oplossing, heeft u de volgende mogelijkheden:

Heroverweging aanvragen

U kunt binnen 4 weken na ontvangst van onze reactie vragen om heroverweging. Stuur hiervoor een e-mail naar info@kyma-invest.nl met uw klaachtnummer en een onderbouwing waarom u niet akkoord gaat.

Externe geschillenbeslechting

Als wij er onderling niet uitkomen, kunt u het geschil voorleggen aan een externe partij:

1. Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFid)

Voor klachten over financiële dienstverlening kunt u terecht bij KiFid, mits uw klacht aan bepaalde voorwaarden voldoet:

2. Juridische procedure

U kunt uw klacht ook voorleggen aan de bevoegde rechter te Den Haag. Wij raden u echter aan om eerst de mogelijkheden van onderling overleg en externe geschillenbeslechting te benutten voordat u een juridische procedure start.

Vertrouwelijkheid

Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. Uw persoonsgegevens en klachtgegevens worden alleen gebruikt voor de behandeling van uw klacht en worden niet met derden gedeeld, tenzij dit noodzakelijk is voor de afhandeling of wettelijk verplicht is.

Klachtregistratie en verbetering

Wij registreren alle klachten in een klachtenregister. Deze informatie gebruiken wij om onze dienstverlening te verbeteren en herhaling van problemen te voorkomen. Klachtgegevens worden geanonimiseerd voor intern gebruik en evaluatie.

Kosten

Het indienen en behandelen van een klacht via onze klachtenprocedure is kosteloos. Eventuele kosten voor externe geschillenbeslechting of juridische procedures zijn voor eigen rekening, tenzij anders bepaald door de betreffende instantie.

Feedback en suggesties

Naast klachten waarderen wij ook uw feedback en suggesties om onze dienstverlening te verbeteren. U kunt deze op dezelfde manier indienen als een klacht, of informeel delen via telefoon, e-mail of WhatsApp.

Vragen over de klachtenprocedure?

Heeft u vragen over hoe u een klacht kunt indienen of over de klachtenprocedure zelf? Neem gerust contact met ons op: